miércoles, 4 de febrero de 2015

El pequeño empresario 4.0

NOTA: Este post es parte de una serie sobre la vida 4.0. Recomiendo leer el primero, que dio lugar a la serie.

El negocio de Mamá Personita

Mamá Personita tiene un pequeño negocio. Deseaba irse de su empresa, de la que estaba cansada y, como le encanta la repostería, decidió poner un negocio que hace tartas para restaurantes y eventos. Aprovechó que tenía una conocida con una empresa de catering a la que le gustaban sus tartas y un conocido que era dueño de un restaurante y empezó por ellos. Hoy sirve a más de doce restaurantes y tiene un pequeño local donde cocinan y sirven directamente a consumidores.

Mamá Personita llega a su establecimiento a las 7. A esa hora ya hay gente en la cocina, preparando las primeras tartas y bollería del día. Pero Mamá Personita ya ha estado trabajando mientras desayunaba: ya sabe cómo andan de ingredientes en la despensa, ha revisado los pedidos pendientes y ha asignado a cada empleado sus tareas de la jornada. En la despensa todo está perfectamente organizado: harina, huevos, sal, mantequilla... Cada cosa está en un estante que tiene, en su base, una pequeña báscula, que mide cualquier cambio de peso y envía alertas si hay escasez. Automáticamente, en la lista de la compra se apuntan las cantidades necesarias de cada ingrediente para tener siempre lo necesario sin necesidad de hacer nada. Si hay alguna necesidad importante sin satisfacer, Mamá Personita recibe un mensaje en el móvil.

En el negocio todo está estandarizado. Mamá Personita hizo hace tiempo un curso de introducción a la gestión de operaciones, y tiene una hoja de cálculo desde donde las controla. Aprendió que estandarizar los procesos resultaba fundamental para un eficiente control de su negocio, y lo aplica en todo lo que se hace. Cada vez que un empleado prepara masa, crema pastelera o cualquier otra cosa, se coloca en su estante con báscula. Cada puesto de cocina tiene su tablet, donde aparecen las tareas que hay que hacer y un sencillo botón para indicar que se ha iniciado el trabajo. Esto permite saber en todo momento qué hay hecho y qué no, qué está en proceso, etcétera.

Cuando se saca una bandeja de bollos o tartas del horno, también se registra. Si algo lleva mucho tiempo horneándose, salta una alerta. Si entra un cliente en la tienda y no hay nadie atendiendo, suena un aviso. Todo está perfectamente automatizado, y la gente puede centrar su atención en el trabajo.

El calendario y la lista de tareas están enlazados, de manera que lo que pasa en uno se ve en el otro y viceversa. Todos los pedidos especiales aparecen ahí, y con cada pedido nuevo se hacen de forma automática las inserciones necesarias en una hoja de cálculo: ingredientes requeridos, tiempos, etcétera. Además, un sistema predictivo calcula la demanda esperada de cada producto en el día, incluso a la hora, teniendo en cuenta los datos históricos. Así, cada día se revisan las necesidades y se calcula si hay ingredientes suficientes. Mamá Personita siempre tiene lo que necesita con cierto margen y evita gastos excesivos. Además, cocina lo que se consumirá ese día con márgenes de error muy pequeños, maximizando el rendimiento de su negocio.

Todos los datos que guarda en su hoja le permiten conocer su empresa al más mínimo detalle. Puede saber en cualquier momento cuál es la productividad de todos sus trabajadores, el coste medio de cada producto, los márgenes por bollo vendido, el estado de los pedidos, demandas esperadas, gastos programados según el estado de la despensa... Todo sin tirarse horas calculando o pasando datos de un sitio a otro.

Para poder trabajar con los restaurantes y las empresas de catering más cómodamente, Mamá Personita les ha facilitado las cosas. Para hacer un pedido pueden mandar un mail, un SMS o hacerlo a través de la web. En cualquier caso, el mensaje se transforma en un registro nuevo en una hoja de cálculo y se programan las tareas correspondientes. Además, algunos restaurantes tienen en sus neveras un estante para las tartas, con su báscula. Así que, además de recoger datos de demanda en tiempo real y poder calcular cuántas tartas habrá que servirles cada día, saben perfectamente la necesidad de postres que tienen en cada momento.

Ni que decir tiene que toda esta automatización la lleva a la parte financiera. Si a Mamá Personita le gusta tener bien controladas las operaciones, mucho más su caja. Sabe cuánto paga de electricidad y en qué se gasta. Sabe cuánto se paga de gas y de agua y por qué. Sabe cuánto cuesta cada empleado por hora y las horas que echan en el trabajo. Conoce el gasto por producto al detalle, y sabe de inmediato qué impacto tiene una variación en los precios de sus proveedores o lo que se ahorraría realmente si adquiere un nuevo modelo de horno.

Todas las transacciones quedan registradas y conoce en todo momento el estado de sus cuentas y sus gastos esperados. Sus pasarelas de pago y el banco están enlazados, y de todo le llega notificación. Su sistema de datos le permite ver los números agregados y comprobar que en caja las cuentas cuadran.

La automatización de su negocio permite a Mamá Personita centrarse en aquello para o que realmente es imprescindible y en todo lo que le gusta. Todos los días se toma un tiempo para preguntar a sus empleados cómo están. Sus empleados son su mayor activo, el verdadero valor de la empresa. Además, puede revisar los pedidos más importantes con tranquilidad y tratar con sus mejores clientes. También puede dedicar ratos largos a mejorar recetas existentes o crear otras nuevas.

En breve, Mamá Personita prevé abrir una pizzería. Nada más entrar gente en el local, se creará una comanda para servir un bocado de bienvenida. El ambiente, muy tenue, está pensado para parejas o grupos pequeños de amigos. Al sentarse, la luz de la mesa incrementará su potencia para ofrecer un ambiente cálido y acogedor.

En la cocina, cada pizza se prepara y se sirve en una piedra para pizza. Las piedras tienen etiquetas RFID para altas temperaturas. Cuando un cocinero está libre, ve en su tablet la pizza que debe preparar, prepara la masa y coge una piedra para pizza. Automáticamente, el sensor de su puesto identifica la pizza y envía una señal. Al entrar en el horno, un sensor también a prueba de altas temperaturas identifica la pizza. Sabe a qué hora ha entrado en el horno, si es una prosciutto o una carbonara, por lo que sabe perfectamente cuánto debe tardar en hornearse. Se emiten avisos para sacar las pizzas en el momento óptimo, y ninguna se les tuesta en exceso. Se puede saber en todo momento cómo va una pizza concreta. Incluso se podría mostrar esa información a los comensales. Las pizzas se sirven en la propia piedra, así que la mesa detecta que se ha servido.

Así, Mamá Personita espera que en su restaurante no haya problemas de espera, pizzas poco o muy hechas, comandas olvidadas ni extraviadas. Además, podrá saber perfectamente el tiempo medio que tarda en hacerse cada tipo de pizza, pudiendo servir al mismo tiempo exactamente pizzas diferentes en una misma mesa, sin que ninguna se haya quedado fría.

Pero eso será en unos meses. De momento, llega el final del día. Mamá Personita tendrá que revisar las cuentas y mirar el estado de cada cosa. Algo que ahora resulta sencillo y rápido, y que puede hacer desde casa. Las largas noches frente a la calculadora son cosa del pasado, gracias a que sus finanzas están bajo control. Antes de irse, por la tarde, a recoger a sus hijos al colegio, tiene la tranquilidad de que todo funciona como un reloj y que, pase lo que pase, mientras está en el sofá tumbada viendo una película con su Papá Personita, puede coger la tablet y saber todo de su negocio.

Algunas soluciones empleadas:

Báscula con conexión (aunque aún es prototipo):
LillyPad (Proyecto de Spark)
Lista de tareas:
Todoist
Calendario:
Google Calendar
Para enlazar todo:
IFTTT

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